在現代企業管理中，「工作流程（Workflow）」已成為不可或缺的一環，不僅決定了任務完成的效率，更影響企業營運的穩定性與長期競爭力。因此了解工作流程（Workflow）並實際運用於體制中，已然成為企業十分重視的項目之一。此外，隨著近年來人工智慧（AI）與數位化技術的成熟，工作流程（Workflow）的型態也不再只是人工操作的順序，而是能夠自動化、AI 化，甚至預測未來業務需求的「智慧工作流程」。
KDAN 長期致力於提供數位工作流程解決方案，幫助企業在數位化的時代，可以利用 KDAN 完整的數位生態系產品與服務，提高效率與商業價值。更於近年來結合 KDAN AI，推出 AI 化數位工作流程解決方案，進一步幫助企業將 AI 導入日常流程中，真正實踐「智慧工作流程」。本文將立基於此，深入解釋工作流程的概念、重要性、選擇方法，以及 AI 數位化工作流程的最新應用與實務案例，幫助企業全面理解並運用這一趨勢。
工作流程（Workflow）是什麼？
工作流程（Workflow）是指一系列按照特定順序排列的任務和步驟，旨在完成特定的任務目標，這些任務可能涵蓋多個部門和角色，需要不同的人員或系統參與。在傳統企業中，工作流程（Workflow）通常依賴人工操作，例如文件審核、報表整理或客戶回覆等，這種方式雖然直接，但卻容易出現效率低、錯誤率高、資訊流動不透明等問題。
隨著數位化、自動化技術及 AI 的發展，工作流程的概念也正在不斷升級。舉例而言，現代企業已經可以利用工作流程管理系統（Workflow Management System, WfMS）將任務自動化、數據整合、通知提醒以及決策邏輯等功能整合到同一個平台，讓工作從「人工推動」變為「流程自動運行」，這不僅節省了人力成本，也大幅提升了作業效率與數據透明度，讓企業能更快地回應市場變化。此外，近年來工作流程也開始結合 AI 發展，將 AI 技術整合日常工作流程，幫助任務更有效率，減少人工出錯率，提高商業價值。
工作流程（Workflow）的優缺點為何？
工作流程（Workflow）的優點
一、標準化與一致性提升
工作流程（Workflow）的標準化確保了每個任務按照統一規範執行，無論新舊員工都能快速上手。這不僅減少了培訓成本，更提高了工作的一致性和品質，降低錯誤發生的機率。
二、數據驅動決策制定
數位化的工作流程能夠提供完整的操作記錄和報表，方便管理層監控進度，並做出數據驅動的決策。這使得企業能夠更精確地評估績效，發現潛在問題，並及時調整策略。
三、提升員工滿意度與創造力
透過自動化重複且繁瑣的任務，員工可以將精力專注於更具創意和價值的工作，進而提升工作滿意度和整體工作氛圍。這不僅有助於員工的職業成長，也促進了企業的創新文化。
工作流程（Workflow）的缺點
一、初期導入成本與時間投入
導入新的工作流程系統需要時間與資源投入，包括系統建置、流程設計、員工培訓等。對於中小型企業而言，這可能是一筆不小的負擔，建議企業可以挑選有提供依照團隊規模，提供多元服務的工作流程解決方案供應商，例如 KDAN 即提供中小企業與大型企業兩種不同解決方案，可以依照團隊規模部署，降低導入門檻。
二、員工抗拒與適應挑戰
部分員工可能對新系統或數位化流程抱有抗拒心理，擔心工作方式的改變。企業需要在管理上做好過渡和溝通，提供充分的培訓，幫助員工順利適應新環境，建議企業在選擇工作流程相關服務與產品時，可以選擇使用者介面較為友善，或是提供專業技術支援團隊的供應商，讓導入時員工的抗拒程度可以降至最低。例如 KDAN 所提供的解決方案皆主打使用者介面友善，並且有專業技術與客戶服務團隊支援，幫助企業減少因為員工適應不良而導致的成本。
三、技術依賴與風險管理
工作流程的自動化高度依賴技術，如果系統出現故障或維護不足，可能導致整體運作中斷。因此企業需要考慮技術可靠性、維護成本以及應急預案，挑選適合的工作流程解決方案供應商，確保業務的持續運行。
簡單五步驟了解企業如何選擇適合的工作流程（Workflow）
步驟一：設定明確業務需求與目標
在選擇工作流程系統之前，企業需要先對自身的業務需求和目標有清楚的認識，這通常可以從分析現有流程開始，企業可以先找出那些耗時、重複且容易出錯的環節，這些往往是數位化工作流程可以帶來最大效益的部分。接下來，企業可以列出希望透過工作流程實現的目標，例如提升整體效率、降低運營成本、改善客戶體驗，或強化數據決策能力等。除了自我分析之外，與各部門進行深入討論亦十分重要，這樣可以確保後續挑選工作流程的功能設計，能夠符合各部門的實際需求，並且在日常運作中真正可行且實用。
步驟二：評估技術匹配與系統整合能力
確定需求後，企業可以接著評估現有技術與備選工作流程解決方案供應商的匹配度。一個理想的工作流程工具應能與企業現有的系統無縫整合，例如 CRM、ERP、電子郵件或文件管理系統，以避免數據孤島問題或重複操作。同時，系統的擴展性也是重要考量，因為隨著企業規模增長或業務需求變化，系統應能支援新增功能或模組，以保持長期使用價值。此外，使用者頁面友善也是關鍵之一，操作介面應直觀易懂，讓員工能快速上手，降低學習成本，並提高系統的實際使用率。
步驟三：評估安全性與合規性
在選擇工作流程系統時，安全性和合規性不可忽視，尤其對於金融、醫療、保險等受嚴格監管的產業，數據保護與法規遵循更是基本要求。企業可以優先考慮符合國際標準的安全認證，例如 ISO 27001 或 GDPR 等，以確保系統在儲存、傳輸和處理數據時，具有充分的安全防護。此外，有些企業也提供不同部署方式，例如 KDAN 即提供多元部署方式，像是 SDK、API 與私有化部署等，如企業選擇私有化部署，則可全程監督部署過程，確保全權掌控部署環境與存取權限，以方便日後的合規審核和風險管理。
步驟四：進行成本效益分析與風險評
在技術和安全性評估完成後，企業需要進一步進行成本效益分析與風險評估，包括比較不同方案的投資成本、維護費用以及員工培訓成本，並衡量其對企業效率和業務價值的提升效果。同時，系統的可靠性和供應商的技術支援能力也是關鍵因素，企業需要確保選定的工作流程系統能長期穩定運行，並且在出現問題時能獲得及時支援。企業還應考慮未來升級和擴展需求，選擇能夠提供長期價值的解決方案，避免因系統局限而影響後續業務發展。
步驟五：選擇合適的實施方式與合作夥伴
最後，企業需要決定工作流程系統的實施方式以及合作夥伴的選擇。部署方式通常會包括雲端和私有化部署兩種選擇，企業可以根據自身的 IT 基礎設施、安全需求以及管理策略來決定最適合的方案。同時，選擇有經驗的實施夥伴至關重要，他們不僅能提供系統導入和配置服務，還能針對員工培訓、流程優化和問題調查提供專業支援，確保系統順利上線並在日常運作中發揮最大效益。
2025 年後的趨勢：AI 數位化工作流程（AI Digital Workflow）
根據 BOND 於 2025 年 5 月所提供的 AI 趨勢報告指出，美國 Fortune 500 公司已有超過 80% 導入至少一種 AI 工具，此外 McKinsey 報告更點出企業在導入 AI 自動化流程後，營運效率平均能提升約 30%。由此可見，2025 年，AI 技術在企業數位化發展中扮演了更重要的角色，也進一步使「工作流程」的概念更進階發展。AI 數位化工作流程不僅能自動化重複任務，更能進行 AI 智慧決策、預測分析與自然語言處理，幫助企業實現更高效的營運和更精準的管理。深入而言，透過智慧化決策與預測分析，AI 可以分析歷史數據，預測企業業務趨勢，並自動提供企業最佳操作建議，舉例而言，企業如果提供過去的銷售數據，AI 數位化工作流程即可幫助企業預測未來的銷售，並提供相關建議以制定後續決策。自然語言處理技術則讓 AI 能理解並處理人類語言指令，提高人機互動效率。
AI 數位化工作流程（AI Digital Workflow）適用於哪些領域？有哪些範例？
AI 數位化工作流程（AI Digital Workflow）在各行各業的應用，正逐步改變傳統作業模式，提升效率、準確性與客戶體驗。以下將深入探討金融、醫療、製造與零售等領域的實際應用案例，並說明 AI 如何協助企業進行 AI 數位轉型。
金融業：智慧風險管理與客戶服務
在金融業中，AI 數位化工作流程的應用，不僅涵蓋風險管理、信用評分與客戶服務，也大幅改善了文件與流程管理的效率。傳統金融與保險機構常依賴紙本文件與人工處理，造成客戶申請流程繁複、等待時間過長，且內部資訊分散於各個系統之間，形成所謂的資訊孤島。此時，AI 數位化工作流程的導入，便可以解決這些問題，舉例而言，金融機構可以透過 KDAN 的企業級文件處理解決方案 LynxPDF，提供客戶即時掃描、上傳表單並進行電子簽章的功能，快速完成文件流轉，顯著減少等待時間，為客戶打造流暢的數位體驗。同時，KDAN 亦提供完整數位生態系統，涵蓋文件管理、數據自動化及電子簽章等環節，協助企業汰換零散舊系統，建立標準化、可追蹤的數位流程，並透過私有化部署與自動化處理全面提升作業效率與營運靈活度。結合 AI 技術，金融機構不僅能提升風險控制與客戶服務品質，也能在流程效率與數據整合上實現全方位的智慧化升級。
法律業：提升效率與法律文件安全性
在法律業中，AI 數位化工作流程正幫助律師事務所、法務部門與相關從業人員，擺脫紙本與人工處理的困境。舉例而言，KDAN 的 ComIDP 結合了 AI 文件萃取、OCR 與全文檢索技術，從業人員能快速數位化紙本資料、建立標準化檔案架構，大幅縮短查找與歸檔時間，提升案件處理效率與資訊可靠性。
同時，KDAN 提供的一站式數位生態系統整合文件管理與電子簽章，從文件生成、審核、簽署到分發皆可自動化，減少人工錯誤，強化團隊協作。此外，ComPDF 支援私有化部署，讓企業全程掌握環境與存取權限，保障法律文件與證據資料的安全性與合規性，實現高效且安全的數位化工作流程。
零售業：精準行銷、庫存管理與銷售預測
在競爭日益激烈的零售業中，AI 數位化工作流程成為提升效率與顧客體驗的關鍵工具。舉例而言，KDAN 旗下的產品 ADNEX，便可幫助零售商分析顧客購物行為，提供個性化推薦，增加銷售機會；同時，AI 可預測商品需求與銷售趨勢，最佳化庫存管理與供應鏈運作，降低缺貨或過剩風險。此外，ADNEX 也能評估行銷活動效果，提供數據驅動的最佳化建議，幫助企業提升行銷投資回報率，打造精準且高效的零售營運流程。
立即導入 KDAN AI 數位化工作流程，開啟企業智慧化轉型
綜上所述，工作流程（Workflow）已經成為多數企業重視的日常營運工具之一，只要企業正在營運中，便需要工作流程支援業務運作，而隨著科技不斷進步，AI 的出現也更讓工作流程（Workflow）朝向智慧化的方向發展，快速且即使導入 AI 數位化工作流程，更是企業可以引領產業的方式之一。
而 KDAN 提供的 AI 數位化工作流程解決方案，將能協助企業全面提升效率、降低錯誤、優化決策與提升客戶體驗。透過 LynxPDF、DottedSign 點點簽、ComPDF、ADNEX 等產品，企業可以實現文件自動化處理、智慧數據分析、流程自動化以及精準預測等，進而讓日常作業更高效、精準且可追蹤。同時，KDAN 支援多元部署方式，包括私有化部署，確保企業資料安全與法規合規。立即體驗 KDAN AI 數位化工作流程解決方案，打造高效、智慧、永續的企業運營模式，讓您的企業可以在 2025 年及未來的市場競爭中保持領先！