RPA是一種電腦軟體技術，中文為「機器人流程自動化」，RPA擁有節省開銷、提高生產力、合規性等優點，可應用在行政、人資、法務等領域中。本文將詳細介紹RPA是什麼，並推薦4大PRA品牌給你！
一、RPA 是什麼？RPA 有哪些優缺點？
（一）RPA 意思為何？RPA 流程自動化定義介紹
RPA（Robotic Process Automation）是一種電腦軟體技術，中文全名「機器人流程自動化」，就像你為公司聘請的一位虛擬員工，專門接手那些枯燥乏味的例行公事，讓你保留時間和精力，專注在需要創造力、判斷力、人際互動的重要工作。
想像一下現在你的辦公室裡有個「數位分身」，可以像人類員工一樣，在電腦上模仿各種重複性高、規則明確的任務，例如自動開啟電子郵件、讀取其中的附件，將數據複製到 Excel 表格，然後再把資料輸入到公司的 ERP 系統裡。
這個數位分身和我們朝九晚五上下班不同，能夠做到 24 小時不間斷運作，且效率遠比人類高，更重要的是擁有接近 100％ 的正確性。我們要執行的只有一件事—下對指令，剩下的通通交給 RPA 處理就好！
（二）RPA 7 大優點分享
企業導入 RPA 可以帶來哪些好處呢？下面我們為大家整理出 RPA 的 7 大好處，供你參考。
1. 自動化工作流程、提高生產力
許多上班族每天都要面對一堆表格和文件，做報表、整理資料，忙得不可開交。而 RPA 可以自動處理大量重複性高的工作，而且 24 小時不間斷運行，不僅減輕了員工的工作壓力，也讓整體生產力大幅提升。
2. 節省開銷
儘管導入 RPA 需要一定的初期成本，但面對基礎的重複性工作，RPA 可以節省很多人力與時間投入，還能有效減少人為錯誤帶來的損失，有利於提升整體 ROI（投資報酬率）。
3. 提升應變能力
當市場需求改變時，企業需要快速調整策略，而 RPA 能自動並迅速調整、擴展業務流程，以支援企業新的業務需求，提高企業的應變能力。
4. 提高合規性
RPA 能確保所有操作都能嚴格按照企業既定的規則和標準進行，減少人為錯誤，確保操作的一致性，降低合規風險。
*合規風險：合規風險（Compliance Risks）指的是個人或組織因沒有遵循行業標準、法律規定，進而可能造成財務、名譽損失的風險。
5. 提升客戶滿意度
RPA 可以自動回應客戶常見問題、幫助客戶查詢訂單，而且能全天自動運行、隨時回應、同時回答多個客戶需要，簡化並縮短了客服處理流程，進而讓客戶享受更高效的服務，大幅提升客服滿意度。
6. 提升員工滿意度
當員工不再需要應付頻繁、重複、瑣碎的工作，並有更多機會接觸具有策略性、創造性、較具挑戰性的工作時，工作能力會更強、視野也更開闊，整體工作滿意度也會更高。
7. 提供精準數據，有利於企業優化決策
RPA 能夠從不同地方收集準確的資料、提供豐富的數據洞察，讓企業可以即時掌握自動化流程的狀況，也能更深入地分析資訊、提出更有利的決策，確保一切順利運作。
（三）RPA 有哪些缺點？
儘管好處不少，然而所有事物都是一體兩面，使用 RPA 尚有無法處理特定流程、缺乏優化能力、依賴性強等短處得多加注意：
1. 無法處理複雜、變動性高的流程
RPA 擅長處理規則明確、流程穩定的任務，如果業務程序相對複雜、經常改動，機器人腳本就需要頻繁調整和維護，反而增加 IT 團隊的工作負擔，甚至出現效率被拉低的反效果。
2. 缺乏自行優化的能力
RPA 「忠實執行」的能力強，但無法「主動分析」或提出「改善建議」。因此一旦流程本身的設計不佳，RPA 只會「高速重複一樣的錯誤」，少了人力排錯就沒辦法真正優化執行！
3. 高度依賴資料＆系統穩定性維運
正確的資料來源、穩固的系統環境是 RPA 運行的根本，萬一系統更新、產生故障，機器人可能馬上停止、失效、出錯，進一步造成業務中斷，顧客體驗和例行事項受到影響。
二、RPA 怎麼運作？帶你看懂 RPA 運作流程與 3 種常見模式
（一）RPA 運作流程
一般 RPA 的運行可分為盤點、設計、運行、監控 4 道步驟推進：
- Step 1【流程盤點、分析】：導入 RPA 之前，企業應該先盤點日常作業，找出適合自動化的任務。涵蓋資料輸入、報表整理、系統對帳等，再確認流程、條件、例外情況，以利未來的自動化設計能精準覆蓋業務需求。
- Step 2【腳本設計、測試】：根據以上分析，由工程師或業務流程專員使用開發工具建立自動化腳本，讓「數位機器人」學會、記錄操作系統和處理資料的方法（如點擊、輸入），完成初步設計後於測試環境中反覆驗證並修改。
- Step 3【正式部署、運行】：當測試通過，RPA 便會實際開始運作，同時與既有系統串接。運行時 RPA 將依照設定自行啟動、觸發執行、回報結果，減少人工操作的時間，倘若有異狀也會即時傳送警訊。
- Step 4【持續監控、優化】：業務流程、系統介面、規則變化都可能影響 RPA 的穩定性，因此需要人工持續追蹤效能、蒐集執行數據、適時優化流程及腳本，讓機器人隨著企業的需求變動一起進化。
（二）3 種 RPA 運作模式
不同的 RPA 模式有不同的運作機制與流程，以下將為大家簡單介紹 3 種 RPA 的運作模式，供你參考。
運作模式 1：全自動化 RPA（Unattended automation）
只要人為先設定好工作流程，全自動化 RPA 機器人就能 24 小時、7 天持續自動運作，並且能完全取代人工，自動執行如資料處理、系統間資料傳遞等各種重複性的任務。
運作模式 2：半自動化 RPA（Attended automation）
半自動化 RPA 像一個需要人類指導的機器助手，能夠自動執行部分重複性任務，但出現複雜決策或特殊情況的時候，仍需要人類提供指示和判斷。
例如，RPA 可以幫助管理者偵查工作中的潛在風險，並向使用者提出優化建議，而使用者需要做出判斷與決策，才能推進下一個工作環節。
運作模式 3：智慧自動化 RPA（AI-powered）
如今 RPA 可以與 AI 技術深度整合，逐漸進化成能「思考」的智能助手。
智慧自動化 RPA 不僅能按照既定流程自動化工作，還能主動分析並優化流程，處理更為複雜的任務，可以更好地適應現代企業日益複雜的營運需求。
三、RPA 可以應用在哪些領域？7 大 RPA 應用案例分享！
RPA 的應用範圍很廣，下面我們將結合 KDAN AI 服務，與大家分享 RPA 的 7 大應用領域，幫你快速了解 RPA 導入能帶來的幫助與效果。
RPA 應用案例 1：行政
行政工作經常需要耗費許多時間與人力，來處理大量重複性的工作，例如合約審閱、發票核對、報銷單據整理等，期間稍微有點差錯，就有可能給企業帶來風險。
而 KDAN AI 的 RPA 技術融合了生成式 AI，能自動完成包括關鍵資訊提取、PDF 文件審閱、文件分類等多種任務，且滿足中文、英文、日文等 100 多種語言需求，跨國文件也輕鬆應對。
在 KDAN AI 的 RPA 技術下，行政部門可以大幅減少文件處理時間與人力成本，降低人為出錯機率，提升工作成效。
RPA 應用案例 2：人資
人力資源部門需要不斷篩選優質履歷，並持續跟進最新勞動相關法規、審閱承攬合約書等工作，相當耗時耗力。
而 KDAN AI 整合了 AI 與 RPA 技術，可以自動篩選符合企業要求的求職者，也能精準提取法規摘要，自動分析合約內容，識別潛在風險與問題，為人資部門帶來了全新的智慧解方。
RPA 應用案例 3：法務
法務部門往往需要逐字逐句審閱合約、比對文件，確保文件內容的準確性和完整性，而隨著 RPA 技術的發展，這些繁瑣的工作就能輕鬆交由機器人代勞。
例如，KDAN AI 便能藉由 RPA 與生成式 AI 自動分析、比對文件，可以避免合約被竄改，也能自動識別並遮蔽文件中的敏感資訊（例如個人身分訊息），避免資訊外洩，確保企業的資訊安全。
RPA 應用案例 4：管理
在當今數據驅動的時代，企業數據無疑是最寶貴的資產，然而如果僅靠人力去收集、分析數據，可能會需要較高的時間成本，而且傳輸、存儲過程也有洩漏風險。
而擁有 RPA、AI 技術的 KDAN AI 智慧賦能方案，可以自動整理資料、遮蔽文件敏感資訊、 生成報表，也能幫助管理者實時監控營運中的異常情況，即時發現與阻止潛在風險，進而做出更為明智的決策。
RPA 應用案例 5：行銷與業務
為了幫助企業增加銷售額、拓展業務、發揮品牌影響力，行銷與業務部門必須具備分析市場、預測市場趨勢的能力，並且需要從海量數據中挖掘具有價值的洞見，此時 KDAN AI 的智慧自動化 RPA 會是減輕行銷業務工作負擔的最佳助手。
KDAN AI 可以幫助企業自動分析行銷、銷售數據，讓行銷、業務團隊能輕鬆追蹤既有與潛在的客戶行為，制定更具針對性的行銷策略，提升企業競爭力。
RPA 應用案例 6：研發
如果研發團隊能夠有效整合多種開發工具，就能幫助提升團隊的協作效率、縮短產品的開發週期。
為此，KDAN AI 方案讓 AI 與 RPA 協同工作，提供模組化服務，可以與企業現有工作流程無縫銜接，更能根據企業的業務需求、市場變化快速調整與優化，提升研發效率。
RPA 應用案例 7：教育
在教育界，老師們除了傳道授業解惑，還得花費大量時間處理各種行政事務，例如批改論文、審查教案、整理學生資料、製作教學簡報等，工作十分繁瑣。
KDAN AI 的智慧自動化 RPA 為教育工作者提供了一套強大的工具，可以透過對話式 AI 及智慧文件處理技術自動推進這些常規工作，讓老師能即時調整教學策略，也能有更多時間專注於教學和科研。
四、RPA 4 大品牌解析：助你找到優化工作流程的好幫手！
RPA 的崛起也讓提供類似服務的系統商受到矚目，這裡我們就帶你認識 KDAN AI、Automation Anywhere、UiPath、Power Automate 4 個品牌，想踏入這個領域嗎？首先你得先評估符合你需求的小助手！
（一）KDAN AI｜在地化支援＋靈活導入的 AI 驅動 RPA
KDAN AI 是由凱鈿科技推出的智慧自動化解決方案，結合 RPA 與 IDP 智慧文件處理技術，擅長處理中文和本地化表單、文件資料，且使用者以「對話」的模式查詢即可。例如在發票辨識、合約審查、客服自動回覆等場景中，KDAN AI 能自動擷取關鍵資訊、自行判斷後續處理方式，甚至能夠屏蔽敏感資訊，大幅減少人工作業時間。
選擇 KDAN AI 的另一大優勢還包含「在地化技術支援」，不必擔心語言隔閡或時差問題，對台灣及亞洲市場的中小企業特別友好。另一方面，KDAN AI 推出彈性「訂閱制」方案，從小型流程導入到全企業級部署都可以調整規模，適合首次導入 RPA 的企業試水溫，有長期擴充需求的公司一樣沒問題。
對於需要 AI OCR、自然語言處理（NLP）或結合雲端文件工作流程的用戶，KDAN AI 可說是直通一條成本與效能兼顧的升級路徑！
🌟【KDAN AI 亮點統整】
- 在地化技術支援和顧問服務
- AI OCR 強化中文及本地語系文件辨識
- 彈性授權方案，適合中小企業起步與擴充
- 支援自然語言處理（NLP）與自動化客服
（二）Automation Anywhere｜雲端優勢＋大規模部署首選
Automation Anywhere 為全球知名的 RPA 品牌之一，以「雲端優先」架構聞名。透過 A2019 平台，企業可在瀏覽器上直接設計、測試、部署自動化流程，不用安裝繁瑣軟體，減少 IT 維護成本，使用者即使沒有程式語言背景仍能輕鬆上手。
該平台擅於大規模的企業部署，支援跨部門協作和集中化管理，普遍用於銀行、電信、製造等對資料安全及流程標準化要求較高的產業。其 Bot Store 機制提供上千種即用型流程模板，從資料輸入到客服流程都有現成方案，加速落地實施時間。
其他亮點是與 AI、機器學習的深度整合，有效執行像是智慧表單處理、客戶需求預測等非結構化資料與決策型任務。如果你的企業正在計劃向全球擴張，Automation Anywhere 會是雲端化及可擴充性並重的理想選擇。不過由於中文資源仍在逐步發展中，若想導入 Automation Anywhere，或許英文閱讀能力會比讀懂程式語言重要！
🌟【Automation Anywhere 亮點統整】
- 雲端優先設計，免安裝、部署快
- 適合跨國企業的大規模集中管理
- Bot Store 提供多種現成流程模板
- 與 AI、機器學習深度整合，處理非結構化資料
（三）UiPath｜社群資源豐富＋學習成本低
提及 RPA，各位應該經常聽到「UiPath」，它是目前市佔率最高、社群活躍度也極高的 RPA 平台，對初學者與專業開發者都很友善，StudioX 與 Studio 介面分別針對非技術與技術用戶設計，讓不同背景的員工都能快速學習如何運用。
UiPath 的另一大優勢則是擁有豐富的教學資源和免費培訓平台（UiPath Academy），除了有完整的教學影片以外，還有實作範例能夠直接套用。對企業來說，這意味著員工培訓成本更低、導入速度更快！
另外，UiPath Marketplace 提供數千種現成元件與流程，涵蓋 Excel、ERP、CRM 等常見應用情境、節省開發時間，系統功能完整且自由度、擴充彈性大。若團隊重視社群互助、知識分享，且希望結合 AI Computer Vision 來自動化桌面及網頁操作，可以考慮先從 UiPath 入門。但請留意 UiPath 有一定的成本門檻，平均落在台幣 200～250 萬元左右，這部分就得進一步衡量公司本身的規模及預算囉！
🌟【UiPath 亮點統整】
- 免費 UiPath Academy 完整培訓
- 社群非常活躍，問題解決資源豐富
- 直接套用 Marketplace 上千種元件和流程
- 根據不同技能等級可選擇 StudioX／Studio 分層介面
（四）Power Automate｜微軟生態圈整合的高性價比方案
Power Automate 是微軟 Microsoft 旗下的 RPA 工具，企業內部的日常總是依賴 Outlook、Teams、Excel、SharePoint 嗎？那麼 Power Automate 幾乎可以「即插即用」，將 Microsoft 365、Azure、Dynamics 365 等產品無縫整合、無痛銜接，介面直觀、採取區塊拖拉式設計，部分功能還可在瀏覽器上嘗試，就像我們剛接觸其他 Microsoft 系統一樣容易操作！
除此之外，Power Automate 支援雲端流程、自動化桌面（RPA）與 AI Builder，幫助企業由簡單的郵件自動分類、檔案同步，再到複雜的 ERP 數據整合，一步步擴展自動化範圍。
在成本方面，Power Automate 採用彈性授權制，對中小企業而言負擔低，加上熟悉的微軟操作介面，學習曲線相對平緩。已經融入 Microsoft 生態環境的公司，能用最少變動迅速開啟自動化作業。然而如果企業往後有比較複雜的開發、擴充需求，Power Automate 不一定有辦法達成，這點還請一併納入考量。
🌟【Power Automate 亮點統整】
- 成本彈性、入門門檻低
- 和 Microsoft 生態圈無縫整合
- 支援雲端與桌面端流程自動化
- 內建 AI Builder，加強自動化的智慧程度
| KDAN AI | Automation Anywhere | UiPath | Power Automate | |
| 核心優勢 | • 在地化支援 • AI OCR 強化 | • 雲端優先 • 大規模部署 | • 社群資源多 • 學習成本低 | • 微軟整合度高 • 成本彈性 |
| 適用對象 | 台灣及亞洲中小型企業 | 跨國大型企業 | 中大型企業、不同技能團隊 | 使用 Microsoft 生態的企業 |
| 特色功能 | • 中文文件辨識 • NLP • 自動化客服 • 彈性部署 | • Bot Store 模板 • AI 整合 • 集中管理 | • 分層介面 • Marketplace • 培訓平台 | • 雲端＋桌面流程 • AI Builder • 即插即用 |
| 授權模式 | 彈性計價 | 訂閱制 | 訂閱制＋免費版 | 授權制（取決於使用者或流程） |
| 易用性 | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| 價格區間 | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ |
五、RPA 有風險嗎？導入費用多少？RPA 常見問題 FAQ
（一）使用 RPA 有風險嗎？
使用 RPA 有一定風險，因為開發者在開發 RPA 時，一般會把特權憑證或密碼直接寫入 RPA 的執行規則裡，如果管理不當，很有可能會被駭客利用。
舉例而言，機器人在登入企業內部 CRM 或其他系統以執行自動化任務前，需要獲取並使用企業內部的帳號或密碼，此時駭客就能趁機盜取密碼或特權憑證，害企業數據外洩、系統被入侵。
那麼如何才能保護 RPA 憑證呢？目前主要有以下 3 種做法：
- 集中管理憑證：將所有憑證集中管理，並加密儲存。
- 只授予最小權限：只給 RPA 提供足以執行任務的最小權限，以降低風險。
- 定期安全審計：定期檢查 RPA 系統的安全性，即時發現並修復漏洞。
KDAN 十分重視用戶的資訊安全，我們的服務嚴格遵循歐盟 GDPR 規範，通過 ISO27001 資訊安全管理系統認證，採用高度安全的數據傳輸層級，可以有效保護用戶隱私。
📖延伸閱讀：什麼是資訊安全（資安）？面對資安威脅，企業可以做到哪些資安防護措施？
（二）為何企業實現數位轉型需要 RPA？
數位轉型並非僅僅是將傳統的工作模式搬到線上，而是要徹底改變企業的運作模式，以應對瞬息萬變的市場環境。
在這個過程中，RPA 與 AI 這 2 大技術，扮演了至關重要的角色，可以為企業帶來以下 3 大幫助：
- 從數據中即時發現問題：透過工作自動化，企業能從營運數據中更快速地找出工作流程中的錯誤與瓶頸。
- 解放人力、提升效率： 把重複性的工作交給機器人，不僅能提升產能，也能讓員工專注於更有創意、難度更高的任務。
- 適應並加速轉型：在導入 RPA 與 AI 的過程中，企業需要重新審視並優化業務流程，也會更加熟悉數位變革，能為更大型的數位轉型做好準備。
簡而言之，RPA 與 AI 能幫助企業更順利地邁向數位化，讓企業運作更有效率與競爭力。
（三）挑選 RPA 軟體要注意什麼？
正在評估 RPA 該選誰合作嗎？建議從自身需求、易用性、擴充性、支援性、投報率、合規性這些要點對比：
- 功能和需求契合度：譬如是否需要跨多個系統操作、處理非結構化資料、與其他 AI 功能結合等，一切從最基本的「需求」出發，以免導入後無法落地執行。
- 易用性與學習曲線：個別 RPA 工具之間的操作介面、開發模式差異很大，有些採拖拉式流程設計，適合非技術背景的用戶；有些則得具備程式語言基礎才會使用。如果團隊缺乏技術人力，推薦選擇操作直覺、文件齊全的軟體，以便縮短學習時間！
- 擴充性及整合能力：企業的需求會隨著時間成長，因此工具應配備足夠的擴充彈性，用於支援更多系統串接、雲端部署、或跟 ERP、CRM 等整合，未來升級或新增流程更順暢。
- 技術支援和社群資源：功能再強大的 RPA，面臨故障或設定問題一樣沒轍。這時供應商如果能提供即時支援、完整培訓、教學資源會有很大的助益。甚至是活躍的使用者社群能夠看到眾多實務經驗分享，快速解決疑難雜症！
- 成本與投資報酬率：綜合考慮軟體授權費、維護成本、人員培訓費用等支出，投入 RPA 多半是一筆可觀的數目。仔細比較該報價短期投入和長期省下來的人力成本、計算投資報酬率，了解 RPA 能否在合理時間內回本，乃至於持續為公司帶來價值非常重要。
資訊安全及合規性：如同前面所說，RPA 在運行過程中常常接觸到敏感資料，所以務必確保有資料加密、權限管理、安全審計等功能。同步諮詢該工具有無符合當地及國際的資料保護法規（如 GDPR），最大限度降低資安風險。
（四）企業導入 RPA 需要多少費用？
國際大廠提供的 RPA 方案與後期維護費用通常比較高，而且往往需要專業技術人員才能操作。
而建置 RPA 的價格，主要會受到以下 3 大因素影響：
- 工作的複雜程度
- 需要自動化的項目數量
- 選擇的 RPA 服務商
總體而言，對於預算有限的中小型企業來說，RPA 技術會是不小的開銷。如果你想要實惠又專業的 RPA 方案，不妨讓 KDAN 來幫你！
KDAN AI 提供企業安全、模組化易整合的 AI 服務，符合 ISO27001 與歐盟 GDPR 規範，可以幫企業輕鬆實現工作自動化，讓機器人為你工作，實現更多效能！
六、RPA 廠商推薦：更專業的 RPA 方案首選 KDAN！
（一）RPA 趨勢：結合 AI 滿足更多需求
前面所討論到的「智慧型流程自動化」—AI-powered RPA，將成為各企業從競爭對手中脫穎而出的利器，這可說是 AI 浪潮下不得不做出的「對策」而非「選擇」！過去的 RPA 擅長處理重複性高、規則清楚的庶務，但面對需要判斷、理解、應變的複雜情境，RPA 原本的能力便顯得不足以應付。
而這正是 AI 扮演關鍵角色的原因，自然語言處理（NLP）的技術將 RPA 推向了「展現智慧」的新紀元，當你的數位分身不只可以聽命行事，還能像人腦一樣「思考」—像是理解非結構化的資料，如電子郵件的文字內容、圖片影像、語音紀錄；依據歷史數據進行預測，甚至做出決策，未來企業營運會更有方向、取得超出預期的成果。應用舉例包括：
✅金融業 ▶ AI 協助 RPA 即時偵測詐欺行為並回報
✅服務業 ▶ AI 幫助 RPA 處理較複雜的客訴問題，自動分配給最適合的部門應對
Gartner 數據指出，到 2027 年有 60% 的 RPA 供應商預計整合 AI 至他們現有的自動化平台；以 IDC 的分析為例，2030 年 AI 解決方案和相關服務，將於全球帶來高達 22.3 兆美元的經濟效益。這場數位革命告訴我們現在「不是思考要不要採用」，而是「如何結合這 2 股力量在未來的市場中保持領先地位」的時刻！
（二）KDAN AI 服務流程介紹
你也想透過 RPA 技術提升市場競爭力嗎？讓 KDAN AI 來幫你！我們為企業提供數位賦能服務，能結合 RPA 與 AI 技術，自動化推進工作流程，提升工作成效。
KDAN AI 的服務涵蓋數位文件管理、電子簽名、數據決策等多個領域，可以滿足企業多重經營需求。
服務流程包括以下 4 個環節：
- 收集歷史數據：我們會將企業的歷史數據、文件等資料，透過 API 或直接導入 AI 訓練模型中進行訓練。
- 選擇基礎與訓練模型：KDAN AI 會透過資料萃取、生成式 2 種訓練模型，對資料進行深入學習。
- 部署模型：在部署階段，企業即可採用與進行 IDP 智能文件處理、法律洞察、商業智能、對話式人工智慧服務。
- 為企業帶來的價值：KDAN AI 能夠幫助企業透過 AI 和 RPA，提升營收、掃描風險、分析趨勢。
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