普段、私生活においても、仕事においても、私たちはさまざまな契約を結んでいます。不動産や車を買う際の契約、他社と取引をする際の契約、企業や組織に属する際の雇用契約、エステサロンで施術を受ける際の契約など、思い返してみると、契約書を通した個人・企業間のやりとりは日常に溢れています。機会や種類が多く、ものによっては契約を結ぶ際に詳細をきちんと確認していなかったり、あまり意識せずに契約を結んでいる場合もあります。しかし、契約書とは言うまでもなく非常に重要な書類です。
そこで本記事では、改めて契約書がなぜ必要なのか、そして契約書の一般的な構成や作成時のポイントをご紹介していきます。また、最近普及している契約書の電子化についても記載していきます。ぜひ参考にしてみてください。
目次
契約書はなぜ必要？
契約書が必要なものであることは誰しもが理解している上で、なぜ必要なのかを改めて考えてみましょう。契約書が重要である理由は、主にトラブルを防止するため、コンプライアンスを徹底するため、そしてスムーズな取引を行うためです。契約書は、必ずしも作成が義務付けられているものではなく、場合によっては作成せずに契約が成り立つこともあります。契約書を作成しない場合は、作成にかかる時間やコストを省くことも可能です。
しかし、何かしらのトラブルが発生した際に、契約書がそのトラブルを最小限に抑えたり、またはトラブル自体を防ぐことができるのです。逆に言えば、契約書がないと、発生したトラブルが大きく発展してしまう可能性があります。例えば雇用契約における報酬についてのトラブルが発生した際、契約書がないと双方の記憶や口約束を頼りに解決しなければいけない一方で、契約書にその内容が記載されていれば、揉めることはありません。その他にも、細かいルールや双方での決め事などを契約書に記載しておくことで、抜け漏れを防ぐことができます。さらに、契約書を作成した方がコンプライアンス意識も高まります。このような観点から、契約書は必要とされているのです。
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一般的な契約書の構成とは？
では、一般的な契約書の構成とはどのようなものなのか、 以下で紹介していきます。
1. 表題（タイトル）
まずは、表題です。タイトルとも呼ばれ、該当の契約書の内容をわかりやすく表現したものを指します。ただ「契約書」と記載するのではなく、何の契約なのかが端的にわかるようなものにする必要があります。例えば、売買契約書、雇用契約書、賃貸借契約書などが日常で目にする契約書の一例ではないでしょうか。
2. 前文
続いて表題の下には、前文が記載されます。前文では、契約の当事者や対象者の表示を行います。つまり、誰と誰が、どのような契約を交わすのかを明らかにします。契約書において、権利義務の発生する当事者を明確にする必要があります。どちらが「甲」でどちらが「乙」なのかということを定義するのが、前文です。基本的に甲と乙に優劣はなく、どちらがどちらを表すのかを定義するためのものです。また、当事者が3人以上いる場合は、一般的に「丙」、「丁」と続きます。
3. 本文
表題、前文の後には、いよいよ本文が記載されます。本文では、一番重要となる具体的な契約内容の記載を行います。基本的に規定は1つではなく、複数の規定を設けることになります。そのため、まず「条」を設けて、その中でさらに「項」、「号」と細分化していきます。条では、契約内容をかっこ書で端的に記載します。また、項や号は数字で表されることも多くあります。
4. 後文
本文の後には後文と呼ばれるものが記載されます。後文では、締めくくりの文書と、契約書の作成枚数などが表記されます。契約書が何通作成され、誰が何を所持しているのかを明確にします。契約内容とは直接関係ありませんが、トラブル発生時などに原本の通数や所持者の証明が役立つこともあるため、記載されています。
5. 契約締結日
そして、後文の後に、契約締結日が記されます。いつ契約が締結され、契約書が作成されたのか、という情報は何かトラブルがあった際などに非常に重要な情報です。そのため、契約書を作成する際には、契約締結日、または契約書作成日を必ず記載した方が良いでしょう。
6. 署名捺印
そして最後に、署名捺印です。前文に記載されている当事者が、契約書への署名捺印・記名捺印を行います。法人の場合は、代表者、または委任された担当者が署名捺印・記名捺印を行います。この場合、その者の立場なども明らかにするようにしましょう。
以上が、大まかな契約書の一般的構成です。
契約書を作成する際のポイント3選
契約書の必要性と一般的な構成がわかったところで、以下では、実際に契約書を作成する際に抑えておくべきポイントを記載していきます。ポイントは大きく分けて3つあります。
1.目的を明確にする
まず重要となるのが、その契約書の目的です。契約書を作成する際は、取引上で起こる可能性のあるトラブルなど、リスクを洗い出して、それらをカバーするために作成する、という認識です。トラブルが発生した際に、誰が何をするべきなのかを抜け漏れなく明確にできるようにする必要があります。そのため、契約書を作成する時点でその目的を明確にし、目的に対する対処法がすぐにわかるようなものになっているのが理想的なのです。
2. 当事者間で合意内容を共有しておく
さらに、当事者間で合意内容を共有しておくことも非常に重要なポイントとなります。契約書を作成する際、当事者間で権利と義務についての内容が、合理性がありバランスが取れたものでなければ、双方の合意を得ることはできません。契約書においては、当事者がどちらも合意した上で締結を行うのが原則です。そのため、当事者間でしっかりと合意内容を共有し、明確にした上で作成するようにしましょう。
3. 第三者が見てもわかるような内容にする
そして最後のポイントは、第三者が見てもわかるような内容にすることです。当事者間での暗黙の了解や、当事者が使っている言葉をそのまま契約書に記載するのではなく、誰が見ても内容がわかるように表記しましょう。言葉の省略や、曖昧な表現なども避けた方が良いです。契約書は、トラブルが発生、発展し裁判になった場合に、証拠として機能します。しかし、複数の解釈ができてしまう内容や当事者間にしかわからない内容にしてしまうと、そのような場合にも証拠としての機能が成り立たなくなってしまう可能性があります。誰が見ても同じ解釈、第三者にとってもわかりやすい内容で契約書を作成することは、何かがあった際の当事者のためにもなるのです。
契約書を電子化するメリットとは？
最近では、リモートワークの普及や働き方改革の影響で契約書の電子化も拡大してきています。すでに多くの記号で契約書の電子化が採用・導入されており、今後その動きがさらに広がっていくことも見込まれるでしょう。そこで、以下では、契約書を電子化するメリットをご紹介しています。
・印紙税を削減できる
まず1つ目のメリットは、印紙税の削減です。従来紙媒体で行なっていた契約締結作業を電子化することで、契約書に使用していた紙を印刷する必要がなくなります。そのため、印紙税を削減できるのです。企業にとっては意外と大きな額の費用になっている場合もあるため、印紙税の削減はコスト削減に繋がりますよね。
・リモートワークに対応することができる
さらに、リモートワークに対応できるのもメリットの1つです。紙媒体の契約の場合、印刷作業や、捺印・押印のために出社が必要でした。しかし、契約書を電子化することで、署名作業も電子化され、リモートワークでも簡単に契約締結の作業を行うことができます。
・契約書の保管・管理が簡単にできる
そして最後のメリットは、契約書の保管・管理が簡単になることです。これまでの契約書では、物理的な保管場所の確保が必須でした。それに加えて、契約書を名前や種類などでカテゴリー分けして、整理した上で保管しなければなりません。積み重なると、時間も手間もかかる作業な上に、後ほど特定の契約書を探す場合も大変ですよね。しかし、電子化することで、契約書をクラウド上で一括管理ができたり、簡単に検索することもできます。
このように、契約書を電子化することで生まれるメリットはさまざまです。これらのメリット故に、今後さらに多くの企業で電子化される可能性があるのです。
契約書を電子化できるおすすめのツールをご紹介！
では最後に、契約書を電子化できるオススメのツールを2つをご紹介します。
「PDF Reader」
PDF ReaderはPDFファイルの閲覧・編集などたくさんの機能を実装しているPDF編集アプリです。OCR機能を使用すると、画像データからテキストを抽出することができる為、契約書をお持ちのスマートフォンでスキャンすることでPDFファイルの契約書を作成することができます。
OCR機能を使ってテキスト化された文字は必要な部分だけコピーしたり、豊富な編集機能で文字の色や大きさなどを調整して別のドキュメントを簡単に作成することが可能です。
「DottedSign」
DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子サインサービスです。クラウドベースで契約業務を迅速に行うことができるツールとなっています。つまり、今回ご紹介したような契約締結の作業一連をすべてオンラインで完結させることが可能なのです。働く場所や使用するデバイスを問わず使えるため、手間や時間を削減します。また、豊富な機能が搭載されているのも、DottedSignの特徴です。例えば、公開リンク機能による契約書の簡易的な閲覧、一括送信機能や署名者グループ機能による手間の削減など、使い方次第でより効率的に作業を進めることができるようになります。もちろん他にもさまざまな機能があるため、気になる方はぜひ公式HPより確認してみてください。
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契約書：まとめ
いかがでしたか？本記事では、契約書とは改めてどのようなものなのか、その定義や一般的な構成、そして作成時のポイントに加えて、契約書を電子化するメリットについてご紹介しました。生活する上で非常に重要である「契約書」。電子化をご紹介した通り、今後、その在り方や締結方法もどんどん変わっていくかもしれません。皆さんもぜひその動きに注目してみてください。