在每天流通的大量文件中,每年有 70 億棵樹木為我們生產的紙張而付出代價,等同於全球所有樹木的 0.11% (GoTreeQuotes)。在面對這驚人的數字時,我們不禁要問:有沒有更環保且高效率的的解決方案?在這資訊豐富人手一機的世代,透過數位技術,如雲端儲存和文件管理軟體,我們可以顯著減少對紙張的依賴。無紙化不僅有助於保護我們珍貴的樹木資源,減少森林砍伐,還可以提高工作效率,降低企業和個人的運營成本。
根據統計,平均一棵樹需要 100 年的養成時間才能長到足以生產 17 令紙的大小,這些紙張大部分來自原始森林。當一棵樹變成 17 令紙時,就釋放了相當於 110 磅的二氧化碳。每棵樹在其生命週期中可以吸收大約 2,000 磅的二氧化碳,如果我們保留並保護這些樹木,它們能夠吸收大量的二氧化碳。
換句話說,保護樹木不只是為了淨化空氣和減少溫室氣體排放,我們也可以透過降低對紙張的依賴,讓辦公環境的碳足跡進一步減少。這種趨勢已引起許多公司和投資者的關注,他們開始積極尋找減少碳排放的方式。KDAN(凱鈿)作為數位工作流程解決方案的供應商,在致力於透過產品引領企業提升效能的同時,也期許可以藉由數位服務與企業一起邁向無紙化辦公,為永續發展盡一份努力,以下將深入介紹無紙化辦公,帶領企業了解何謂無紙化辦公以及如何達成。
目錄
何謂無紙化辦公室?
無紙化工作環境,也可稱作「無紙化辦公室」,其主張在辦公環境中以最大限度的方式減少物理紙張的使用。 相反,這些辦公室利用數位工作流程和文件來提高效率並減少紙張消耗。 將紙本文件轉換為數位文件的過程通常被稱為「數位化」,讓人們可以在他們的電腦和行動裝置上存取檔案內的資訊。
成為無紙化企業的好處有哪些?
保護樹林不被砍伐,減緩全球暖化
紙張的生產需要大量的水和樹木資源,然而過度砍伐樹木卻會造成嚴重的生態失衡。根據國外研究指出,每製造每1公噸辦公室用紙,需要砍伐24株高度12公尺(40英呎)、直徑15至20公分(6-8英吋)的樹木。若企業推動無紙化辦公,根據推算講可以平均每年減少3箱紙的使用,相當於5棵樹木,若每間企業皆願意落實,拯救的樹木量將十分可觀。此外,據《2022世界森林狀況報告》指出,若停止伐林,將有助於在2020-2050年間,每年減少排放1.6-5.5億噸二氧化碳當量,相當於使溫室氣體排放量減少14%,因此成為無紙化企業,不僅有助於企業邁向永續,更能協助保護我們所居住的環境,減緩全球暖化。
彈性辦公,提高員工生產力
當企業建立數位工作流程時,因為減少了需要列印、掃描和跟傳遞公文等瑣碎管理任務的需求,團隊將更能專注在附加價值相對高的任務上,減少時間浪費。此外,透過無紙化辦公,所有任務、工作都數位化之後,員工也不再被侷限於實體辦公室內,而可以靈活安排工作時間、工作地點,這些都將可以大幅提升員工效率與生產力。
降低企業成本,開發新商機
建立無紙化的工作環境,不僅可以減少企業原先花費在耗材、硬體設備上的成本,例如:影印機、紙張、墨水、檔案夾等,將能大幅降低耗材成本。此外,透過數位化也可以幫助企業開發新的商機,無論是檔案儲存、內容檢索、資料安全與數據分系等新式服務,這些都是以往單純仰賴紙張所使用的舊系統所無法實現的。若企業掌握這些商機開發新服務,將可以引領趨勢,成為新工作模式服務的領頭羊。
如何推動無紙化辦公?
無論是從新創公司到具有完整制度的大型企業,內部各種規模的組織單位,只要能降低紙張用量的,都能為公司帶來顯著的助益。
然而並非公司內部所有運作流程都能百分之百消除對紙張的依賴,但只要有計畫性地逐步減少紙張的運用,便可以節省營運成本,進而提高效率。尤其,目前有許多新式服務的推出,也能幫助企業以相對簡單的方式朝無紙化辦公的趨勢邁進。而在這些服務中,將紙本文件數位化的解決方案尤為眾多,其中又以PDF檔案格式為目前市面上最受歡迎且通用的數位檔案格式之一。以下我們將探討一些有助於企業制定無紙化辦公策略的實踐方式。
利用掃描和文字識別(OCR)將紙本文件數位化
在日益數位化的世界中,將工作流程和文件轉為數位型態,儼然成為公司搭建永續經營模式的關鍵工具。尤其,當公司尋求發展線上業務時,如何有效將紙本檔案轉為數位化是至關重要的環節之一。工作流程數位化不僅可以減少時間浪費,也可提高員工提高生產力,並大幅改善組織運作。
例如,過去企業經常使用紙本檔案進行公司內部與對外的溝通,若遇到資料很多時,往往需要印製大量紙本檔案,不僅十分佔據空間,這些紙本資料可能在一兩次之後便不再被利用,造成資源上的浪費。
透過OCR 光學文字識別技術,企業可以快速掃描期刊、照片、工程計劃書等紙本文件,並將這些資訊轉為可選取且能編輯內容的數位檔案儲存。此外,你也可以運用PDF編輯軟體在文件上做註記,或利用 OCR 轉檔工具辨識文字,將檔案轉換為可編輯的文件,後續做更多應用。
編輯與轉檔PDF文件
在企業日常營運中,經常會遇到需要編輯內容,但又無法立即找到原始文件的原檔或紙本。透過KDAN PDF Reader提供的文件解決方案,企業可以在各種設備上或任何地方輕鬆編輯或修改 PDF 文件。此外,PDF格式能保留文件內版面設置和資訊的特性,經常會造成想要編輯原始檔案格式的企業用戶困擾,此時,透過PDF轉檔工具,便可以將PDF轉換為Word等可編輯的原始文件格式,或是使用進階PDF文本編輯工具,直接編輯PDF文件內的文字內容。
KDAN 凱鈿
- 致力打造無紙化數位工作流程
- 創造與擁抱多元共融社會
- 透明、專業、負責任的管理機制
了解我們如何帶領企業,一起邁向永續經營的未來
關注追蹤將檔案數位化並將存儲在雲端空間
在了解可以透過PDF Reader的OCR技術將紙本文件歸檔,並可編輯、轉換檔案格式之後,許多企業可能會想大量將擁有的數位文件儲存於雲端空間中。藉由這樣的存檔方式,可以大大降低企業文件遺失的風險,也可以減少企業找尋資料的時間。此外,雲端服務的共享文件功能也能讓團隊成員同步協作,對於遠距工作或混合辦公的環境而言,是一種極佳的解決方案。
在選擇適合的雲端存儲平台時,企業可以根據自身需求,以及各平台的特性和功能來進行比較。例如,KDAN PDF Reader 支援 Dropbox、Google 雲端硬碟、KDAN Cloud 等多種雲端服務,且提供iOS、Android、Windows及Mac完整的跨平台服務,使用各種作業系統與裝置時,都能輕鬆利用 PDF Reader 閱讀或編輯 PDF 文件。由於 PDF 格式具有高度的兼容性和安全性,它已經被廣泛應用於各行各業,包括法律、教育和金融等領域。這些雲端具備了卓越的搜尋與整合能力,對於需要密切協作的團隊而言,也是理想的選擇。
強化檔案安全與機密性
資訊安全在當今環境中至關重要尤其是當我們使用紙本文件時,便具備潛在資安風險。當文件一旦被列印出來後,該文件的流向卻已難追踪,任何人皆能隨時攜出辦公室,當發現漏洞時可能已經為時已晚。
幸運的是,企業可以採取一些不同的措施來防止對 PDF 或其他類型文件的不當使用。為了加強文件的安全性,企業組織可以使用識別資訊(例如公司名稱和用戶名)並插入浮水印至檔案中,不僅能防止個人洩露檔案,也能識別檔案來源。另外,文件中也可以設定密碼保護,確保只有專屬收件人才能打開文件。最重要的是,這些數位化文件都能保存在內部平台中,而不是列印出來,避免資訊有被外洩的風險。
利用電子簽署減少紙本流程,提升效率
現今的大部分作業流程仍是以筆和紙為主,加上大部分的人不需要花費太多時間學習現有的紙本流程,所以它們的穩定性仍舊被大家所信賴。然而,當企業或部門需要多方共同簽署紙本文件時,例如業務部門經常需要簽署合約、人資部門經常需要佈達人事消息,成疊的待簽署文件常常會變成一個耗時又容易出錯的過程。
此時,企業可以透過使用 點點簽(DottedSign) 等電子簽名服務,將紙本的資料數位化後,直接在系統上指派人員簽署,進而達到無紙化的工作流程。這讓簽署和分享文件變成了簡化工作流程的一部分,為我們的客戶、合作夥伴和訪客節省了寶貴的時間和資源。此外,有些企業會擔心電子簽名的合法性與安全性,點點簽不僅符合電子簽章法,更整合了中華電信快意簽CA技術,通過AATL認證,有效防止文件竄改,確保文件完整性,提升交易安全。
從無紙化走向數位轉型,KDAN邀請您的企業一起促進環境永續
數位轉型從無紙化策略開始,這不僅可降低成本、提升效率,更能為環境永續盡一份努力。在KDAN,我們認為推動無紙化工作環境是達成永續目標的首要步驟,且這是企業、個人與政府的共同責任。面對挑戰,我們致力於將環保理念融入我們的使命和數位解決方案,展現對ESG(環境、社會和治理)永續經營的承諾。KDAN致力於提供數位工作流程解決方案,例如KDAN Office辦公室軟體、KDAN PDF Reader文件編輯工具與點點簽電子簽名服務,助企業將數位服務整入現有的工作流程中,不僅減少紙本使用,更能提升工作效能與營運成果。在了解無紙化辦公的定義與實踐方式後,若有興趣近一步成為合作夥伴,歡迎留下聯絡資訊!